Najemanje zunanjih virov na področju sistemov vodenja

Datum: 16.01.2013

Avtor: Tadej Jontez

Kraj objave: E4E novice - spletni časopis

Outsourcing  se nanaša na dejavnosti, ki običajno niso povezane z glavno dejavnostjo družbe. Je posebna oblika zunanjega izvajanja, predhodno izvedenega internega delovanja. Obseg dela in časa sta v naprej določena.

Outsourcing je umetna beseda angleškega izvora; out (zunanji) in source (Vir). Outsourcing je torej koncept, ki temelji na najemanju posameznih poslovnih procesov zunaj podjetja, katero izvede zunanji ponudnik storitve ali izdelovalec.

Outsourcing je razširjen tudi v predelovalni industriji, kjer se proizvodnja seli k pogodbenemu proizvajalcu.

Izraz outsource se najpogosteje uporablja za zunanje izvajanje oz. vzdrževanje IT infrastrukture. Z razvojem in širjenjem tehnologij pa se je outsourcing razširil  v skoraj vse poslovne procese, od raziskav, proizvodnje, računovodstva, sistemov vodenja, človeških virov.

Sistem vodenja kakovosti Zahteve za pogodbene proizvajalce

Pri oddajanju dela pogodbeneim proizvajalcem v države z nižjimi stroški dela so mnoga podjetja našla nove zahteve kakovosti, ki veljajo za njihove procese vodenja kakovosti. Kot rezultat tega je veliko podjetij ugotovilo, da njihov obstoječ sistem vodenja kakovosti ni dovolj učinkovit oz. je neučinkovit. To še posebej velja, če njihov obstoječ sistem kakovosti, bodisi v papirni ali računalniški obliki samo mrtva točka na papirju.

Ker podjetja oddajajo delo in proizvodnjo v čezmorske dežele z nizkimi stroški dela se je zelo povečalo število čezmejnih transakcij. Včasih lahko traja tedne, da se dostavijo pošiljke na distribucijska mesta kar ima za posledico dolge dobavne verige. To je zelo pomembno za podjetja, ki pridobijo vpogled v sposobnosti procesov in vprašanja kakovosti v okviru naročnikov proizvodnje. Z dobro vpeljanim sistemom vodenja in sledljivosti lahko preprečimo vhode vsem kakovostno nesprejemljivim izdelkom v dobavno verigo. Če kakovostno nesprejemljivi izdelki vstopijo v dobavno verigo, morajo podjetja počakati, da so pošiljke dostavljene v namembni kraj, ko so bila poslana iz proizvodnje. Posledično podjetja lahko doleti pomanjkanje zalog v distribucijskem sistemu. To privede tudi do motnje pri izpolnjevanju naročil strankam, kar ima za posledico lahko zelo visoke oportunitetne stroške. Slab nadzor nad distribucijskimi centri je za omilitev pred motnjami iz naslova kakovosti, draga alternativa. Še posebej je to pomembno v industriji visoke tehnologije in potrošniške elektronike s kratkim življenjskim ciklom. Dodatni prevozi in manipulacija, ki nastanejo zaradi slabe kakovosti izdelkov in so zavrnjeni na kraju dostave, namesto na kraju proizvodnje, vodijo k povečanju odpisov vrednosti zalog.

Zaradi tega je še toliko bolj pomembno, da si podjetja z učinkovitim sistemom vodenja kakovosti zagotovijo pravočasno in jasno sledljivost ter odgovor na katerokoli vprašanje o kakovosti v vsakem procesu.

Sistemi vodenja

Outsourcing na področju vpeljave in vzdrževanja sistemov vodenja lahko privede k bistvenem prihranku  stroškov za mikro, mala in srednje velika podjetja z omejenimi viri.

Rešitev najema outsourcinga zagotavlja strokovne, prilagodljive in prilagojene rešitve za podporo vpeljave in vzdrževanja in nadomešča lastnega predstavnika vodstva, ki izpolnjujejo kratkoročne ali načrtovane potrebe vzdrževanja.

Kratkoročno vzdrževanje storitev

Če imate v bližnji prihodnosti najavljeno presojo akreditacijskega organa ali ponovno certifikacijsko presojo in potrebujete pomoč pri notranjih presoji, posodobitvi sistemske dokumentacije ali pregledu celotnega sistema in izvajanju korektivnih ukrepov, niste pa prepričani v strokovnost in pravilnost delovanja sistema je kratkoročen najem vzdrževanja lastnega sistema pravilen način preverjanja kondicije sistema. Na ta način pridobite oceno stanja, vaše potrebe pa so razvidne iz priporočenih ukrepov znotraj procesov, ki ne delujejo. Vse naknadne odločitve in raven dela, ki ga je potrebno izvesti je na strani naročnika. Seveda odločitev naročnika ni odvisna od samega obsega dela, temveč tudi od finančnega vložka, ki je potreben za izvedbo.

Načrtovano vzdrževanje storitev

Storitve so zasnovane na sistemu vodenja, kjer že potekajo načrtovane zahteve za vzdrževanje in so v podporo predstavniku vodstva. Zunanji viri načrtujejo in dogovorijo potrebe po vzdrževanju z naročnikom in nivo vzdrževanja, ki je prilagojen potrebam naročnika.

Zunanji strokovnjaki zagotavljajo storitve, ki so potrebne za vzdrževanje sistema vodenja na splošno ter v skladu z dogovorjenim programom vzdrževanja.

Načrtovano vzdrževanje vključujejo obiske pri naročniku, kot tudi izven prostorov naročnika oz. podporne storitve. Glavno vodilo k načrtovanju storitev vzdrževanja je običajno zahteva po le nekaj vzdrževalnih dnevih na mesec, na kvartal ali na leto. Storitve se prilagodijo zahtevam, da te kar najbolj ustrezajo poslovnim potrebam naročnika. Obenem se naročniku zagotovi celotno spremljanje zakonskih zahtev. 

Ta storitev je še posebej pomembna za podjetja, ki so akreditirana po standardih ISO 9001, ISO 14001 in OHSAS 18001.

 

Tadej Jontez

Svetovalec v podjetju Eudace d.o.o.

Eudace d.o.o.