'Out of office reply' sporočila: koraki do varnosti

Datum: 14.06.2016

Avtor: Taja Andrej

 Kako tudi v času dopustov in drugih odsotnosti poskrbeti za varnost vašega podjetja in doma? Nikar ne bodite eni izmed tistih, katerih objave kar kličejo »Sem na dopustu, okradi me!«. Če se že stežka ubranite deljenja svojega dopustniškega veselja, zdržite vsaj do konca dopusta, ko boste (na razočaranje potencialnih tatov) lahko kljub objavam mirno spali – v domači spalnici.   Majhni nasveti, ki vam lahko prihranijo velike težave.    

 1. Sestavite ločen 'out of office reply' za pošiljatelje znotraj podjetja in zunanje pošiljatelje

Vsebina avtomatskega sporočila o vaši odsotnosti je za vaše ožje sodelavce  lahko zgovornejša in lahko vsebuje tudi podatke o tem, kdaj se vračate ter kontaktne podatke nadomestnega sodelavca. Če ste pri bolj ekstrovertiranih in delate v podjetju z dobro med-človeško klimo, se lahko seveda tudi pohvalite, na katerem izmed otokov boste surfali.

Vsekakor pa velja razmisliti tudi o možnosti, da se samodejno obvestilo o odsotnosti pošlje zgolj pošiljateljem znotraj podjetja in se zunanjih pošiljateljev o vaši odsotnosti sploh ne obvešča.

Za tehnično plat izvedbe ločenega obveščanja tistih pošiljateljev z e-mail naslovi vašega podjetja, bo poskrbel IT administrator v vašem podjetju.

 

2. Oklestite vsebino 'out of office reply' sporočila zgolj na najnujnejšo

Če se že odločite za uporabo avtomatskega obveščanja o vaši odsotnosti, naj bo vsebina takšnega obvestila karseda skopa in naj vsebuje čim manj podatkov.

 

3. V podjetju sestavite varnostne politike

Oblikujte in zapišite varnostne politike, ki bodo vsebovale pravila sprejemljivega in varnega vedenja ter napotke za zaposlene. V njih določite tudi kategorije informacij – katere informacije so v vašem podjetju namenjene javnosti, katere zgolj interni rabi in katere vsled njihovi zaupni naravi zgolj posebej pooblaščenim posameznikom. Hkrati s tem določite tudi pravila za ravnanje s posameznimi vrstami informacij.

Zaposleni morajo biti o varnostnih politikah obveščeni ter obvladati njihovo vsebino – z namenom, da se zaposleni, informacije in dobrine podjetja čim bolje zaščitijo.

Out of office reply_informacije

 

4. Poskrbite za zaklenjen zaslon svojih mobilnih naprav

Danes so pametni telefoni računalniki v majhnem, saj vsebujejo kopico osebnih podatkov vas in družinskih članov, hkrati pa tudi vso poslovno korespondenco ter druge občutljive informacije podjetja. Zato dosledno zaklepajte svoje mobilne naprave z geslom, v nasprotnem primeru se vam zlahka lahko primeri, da vas bo glava po zabavni noči v Barceloni bolela še dolgo.

 

5. Z dopustniškimi objavami na spletnih omrežjih počakajte do vrnitve domov

Nikar ne bodite eni izmed tistih, katerih objave kar kličejo »Sem na dopustu, okradi me!«. Če se že stežka ubranite deljenja svojega dopustniškega veselja, zdržite vsaj do konca dopusta, ko boste (na razočaranje potencialnih tatov) lahko kljub objavam mirno spali – v domači spalnici.

 

Preberite tudi: 'Out of office' sporočila: ko poveste preveč